Best Practices für den Kauf von Order Management Systemen

October 3, 2021 0 Comments

Der Kauf von Auftragsverwaltungssoftware erfordert umfangreiche Recherchen vor dem Kauf. Sie müssen nicht nur Dutzende potenzieller Lösungen evaluieren, sondern auch Ihre bestehenden Systemprozesse müssen möglicherweise aktualisiert werden. Wie Sie wissen, ist der Fulfillment Prozess immer komplexer geworden. Die Investition in ein Enterprise-Auftragsmanagementsystem kann Ihnen dabei helfen, Ihre Prozesse zu rationalisieren, in vorhandene CRM-Software zu integrieren und Transaktionen über mehrere Kanäle hinweg zu verwalten. Das heißt, es ist nicht einfach, ein Produkt auszuwählen, es zu installieren und zuzusehen, wie die Magie geschieht. Verwenden Sie diese Best Practices, um die bestmögliche Kaufentscheidung zu treffen.

Schauen Sie sich das große Bild an

Beginnen Sie damit, über Ihren aktuellen Bedarf an Auftragsverwaltungssoftware hinauszublicken und alle Aspekte einer Transaktion wie Kundenbeziehungsmanagement und Forderungen zu berücksichtigen. Welche Systeme haben Sie derzeit für diese erweiterten Systemprozesse? Können Ihre bestehenden Systeme in Ihre neue Systemlösung integriert werden? Ist es sinnvoll, bei Null anzufangen?

Wenn Sie schon dabei sind, denken Sie an Ihre Infrastruktur. Wie wird sich die Implementierung eines Auftragsmanagementsystems auf Ihre aktuellen und zukünftigen IT-Pläne auswirken?

Anforderungen an die Auftragsverwaltungssoftware erfassen

Nachdem Sie das Gesamtbild betrachtet und einige allgemeine Entscheidungen getroffen haben, ist es an der Zeit, die tatsächlichen Anforderungen zu identifizieren. Beginnen Sie auf Papier mit der Dokumentation Ihres End-to-End-Auftragsmanagementprozesses. Was passiert, wenn? Was wird benötigt, um dies zu unterstützen?

Als nächstes bewerten Sie Ihren bestehenden Prozess kritisch. Macht das Sinn? Könnte es gestrafft werden? Was kann automatisiert werden? Es ist eine gute Idee, regelmäßig Input von denen zu erhalten, die diese Prozesse durchführen, da sie ihre Frustrationen, Ideen, Erkenntnisse und Wunschlisten teilen können. Beispielsweise kann Ihr Debitorensachbearbeiter bestimmte Dateneingabeaufgaben als zeitaufwändig, redundant und fehleranfällig empfinden und wünschen, dass bestimmte Daten automatisch übertragen werden.

Wenn Sie Feedback erhalten, teilen Sie Ihre Anforderungsliste in die folgenden farbcodierten Kategorien ein:

1. Unbedingt notwendig (Grün)
2. Wäre schön (Gelb)
3. Unnötig (Rot)

Jetzt ist es an der Zeit, verschiedene Auftragsmanagement-Lösungen wie Dolphins SAP Order Management zu evaluieren, das verschiedene Prozesse automatisiert und Ihnen hilft, den Service für Ihre Kunden zu maximieren.

Beschriften Sie beim Vergleich Ihrer Softwarelösungen jede Funktion mit der Farbe, die Ihren Kategorien entspricht. Wenn eine Lösung mit roten Features geladen ist, ist sie keine gute Übereinstimmung. Ihre ideale Lösung wird alle Ihre grünen Merkmale sowie eine ganze Menge gelber Merkmale aufweisen. Einige unnötige Funktionen können unvermeidlich sein, aber versuchen Sie, sie einzuschränken, da Sie nicht für eine große Anzahl von Funktionen bezahlen möchten, die Sie nicht benötigen.

Planen Sie die Implementierung der Auftragsverwaltungssoftware

Denken Sie daran, dass der Kauf der Software nur der Anfang ist. Sie müssen sorgfältig mit dem Anbieter zusammenarbeiten, um es ordnungsgemäß zu implementieren. Diese Implementierungen sind in der Regel hochgradig anpassbar, sodass es wichtig ist, im Voraus Zeit und Mühe zu investieren, um sie richtig zu machen. Wenn Sie die Implementierung planen und dabei Ihre Systemverfahren ändern, sollten Sie Ihre neuen Verfahren dokumentieren. Dies wird sich während des Trainings und im Betrieb als nützlich erweisen.

Bieten Sie Schulungen zur Auftragsverwaltungssoftware an

Sorgen Sie schließlich für einen erfolgreichen Start, indem Sie Ihr Team umfassend schulen. Der Umstieg auf neue Software ist nicht einfach. Noch schwieriger wird es, wenn Sie im Rahmen der Implementierung einige Ihrer Systemprozesse modifiziert haben.

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